1) Bénéfices clés

• Accès immédiat à la fiche Équipement par scan mobile → gain de temps sur le terrain.

• Traçabilité fiabilisée (curatif, préventif, contrôles réglementaires, mesures IoT) rattachée au bon équipement.

• Inventaires et audits plus rapides (EHPAD, hôtels, collectivités, cliniques) ; preuves photo et historiques centralisés.

• Meilleure conformité réglementaire (périodicités, registre sécurité, contrôle des prestataires).

2) Concepts & périmètre

• Équipement : entité Verifgood représentant un actif maintenu (machine, installation, sous‑ensemble).

• Catégorie d’équipement : chaque Équipement appartient à une Catégorie ; à la création, le Nom affiché est prérempli avec le libellé de la catégorie (modifiable).

• Héritage de champs (par défaut) : des champs peuvent être hérités de la Catégorie puis ajustés au niveau de l’équipement : photos, référence constructeur, prix d’achat, etc.

• Lien au Lieu : chaque Équipement est systématiquement rattaché à un Lieu (pièce/zone) pour faciliter la recherche.

• Code équipement (technique) : identifiant unique générique fourni par Verifgood.

• QR : code 2D imprimé sur étiquette, scannable pour ouvrir la fiche Équipement.

ℹ️ Étiquetage recommandé mais pas obligatoire, conseillé sur équipements critiques ou réglementés (ascenseurs, SSI, groupes électrogènes, ECS, extincteurs, dispositifs médicaux, chaud/froid, TGBT, CTA, etc.). Pour de très petits actifs non critiques, l’étiquetage peut être décidé au cas par cas.

3) Nomenclature de codification (actuelle)

À aujourd’hui, nous fournissons des étiquettes génériques avec numéro unique et logo de l’organisation :

[SITE]-EQ-[N° séquentiel sur 6 chiffres]

Exemples

• HW-EQ-000125

• HW-EQ-000126

Règles

• SITE : code court du site (ex. HW).

• EQ : préfixe constant pour Équipement.

• N° : séquence unique (remplissage zéro) gérée par Verifgood.

4) Workflow de bout en bout

4.1 — Création/Import des équipements

• Web → Équipements → Ajouter (unitaire) ou Import CSV.

• Renseigner : Nom affiché, Catégorie (ascenseur, TGBT, ECS, CTA…), Lieu d’implantation, Fabricant/Modèle/Numéro de série (si connu), Prestataire (si contrat), Périodicités.

4.2 — Attribution du code & génération des QR

• Lorsqu’un équipement est créé depuis l’interface web, une valeur QR interne est générée automatiquement par l’application.

• Remplacement de la valeur QR : la valeur interne peut être remplacée par la valeur de l’étiquette physique collée via l’application mobile (fonction « Coller étiquette », voir §4.6).

• Service inclus : nous générons les planches d’étiquettes (QR + code) avec votre logo.

4.3 — Impression & expédition (opérée par Verifgood)

• Choix des matériaux selon l’environnement (voir §6).

• Contrôle de lisibilité (scan test), conditionnement, envoi suivi au site.

4.4 — Pose sur site

• Pose par votre équipe ou prestataire selon les règles de placement (§7).

• Option : photo de preuve jointe à la fiche Équipement.

4.5 — Recette & mise en service

• Tournée de scan pour vérifier l’ouverture de chaque fiche Équipement.

• Association des tâches récurrentes, contrats, documents (PV de contrôle, notices).

• Passage en exploitation : création des curatifs depuis scan, relevés, audits.

4.6 — Ré‑étiquetage / Ré‑association (mobile)

• Cas 1 — Étiquette tombée/détériorée : poser une étiquette vierge puis, dans l’app mobile, utiliser « remplacer étiquette » pour réassocier la nouvelle étiquette à l’équipement → l’identifiant scanné est mis à jour côté application.

• Cas 2 — Recensement terrain : pendant un inventaire, la valeur QR est récupérée directement par scan de l’étiquette que vous allez coller sur l’équipement ; la fiche est mise à jour automatiquement.

• Traçabilité : un attribut spécifique « Étiquette collée » (horodaté) est géré automatiquement par l’application lors de l’opération.

5) Documents & données minimales

• Nom affiché, Catégorie, Lieu, Code équipement.

• Statut étiquetage : attribut « Étiquette collée » (booléen + date/heure du collage).

• Facultatif mais recommandé : Fabricant/Modèle, Numéro de série, Date de mise en service, Garantie/Fin de garantie, Références contrat, Périodicités réglementaires.

6) Matériaux & formats d’étiquettes (guidelines)

Environnements secs/intérieurs

• Vinyle mat/pelliculé 60–80 µm ; 50×25 mm à 60×30 mm (petites machines).
  Milieux techniques/abrasifs

• Polyester/alu anodisé, lamination anti‑abrasion ; 60×40 mm à 80×40 mm.
  Milieux humides/chaleur

• Polyester haute tenue, colle renforcée ; coins arrondis ; éviter surfaces >60 °C sans plaque support.

Rappels QR

• Contraste élevé ; quiet zone ≥ 4 modules ; test de scan à 30–40 cm.

• Inclure Code en clair sous le QR + logo de l’organisation.

7) Règles de placement

• Visible sans démontage, proche de la plaque constructeur quand possible mais sans la masquer.

• Éviter surfaces rugueuses/gras ; nettoyer et sécher avant pose.

• Pour ensembles multipostes (ex. tableau TGBT avec départs), prévoir 1 étiquette principale + sous‑repères si besoin.

• Pour équipements portatifs, poser sur une zone plane peu soumise au frottement.

• Dans l’application, un champ « Charte de collage », défini au niveau de l’entité Catégorie d’équipement, permet de déterminer la position de l’étiquette (ex. en haut à droite) et de rappeler la procédure interne (supports autorisés, hauteurs de pose, zones proscrites, etc.).

8) Utilisation terrain (mobile)

• App mobile Verifgood → Scanner → fiche Équipement.

• Coller étiquette : depuis le menu « Liste équipement », ouvrir la fiche → action « Coller étiquette » pour associer/remplacer la valeur QR par celle de l’étiquette physique (utile si création web ou remplacement après chute).

• Actions rapides : Créer curatif, consulter tâches, contrats, documents, historique, photos.

• Hors‑ligne : scan → cache local ; synchro dès retour réseau.

9) Gestion des exceptions & corrections

• Doublon de code : contacter support → correction & réimpression si nécessaire.

• Équipement déplacé : utiliser fonction "déplacer équipement"

• Étiquette abîmée : reprint ; envisager support alu si contrainte forte.

• Remplacement machine (fin de vie) : clôturer l’équipement et créer le nouvel équipement (ne pas réutiliser l’ancien code).

10) FAQ

Q1. Les étiquettes peuvent‑elles inclure un code‑barres 1D ( code barre) à la place du QR ?
Oui, sur gabarit spécifique (lecture douchette). Par défaut, nous livrons QR + code lisible.

Q2. Faut‑il étiqueter tous les petits équipements ?
Décision au cas par cas selon criticité, fréquence d’intervention et coût de suivi.

Q3. En cas de remplacement d’un équipement, faut‑il garder la même étiquette ?
Non. Pour préserver la traçabilité, sortir l’ancien équipement, créez une nouvelle fiche avec un nouveau code (SITE‑EQ‑XXXXXX) et collez une nouvelle étiquette. Retirez ou rendez illisible l’ancienne étiquette pour éviter tout scan erroné. Si une conservation est requise pour audit, gardez l’ancienne étiquette sur l’équipement déposé, pas sur le nouveau.
Procédé recommandé : (1) sortir l’ancien, (2) créer le nouveau, (3) via mobile → “Coller étiquette” pour associer le QR.

11) Rôles & responsabilités (RACI simplifié)

• A – Responsable maintenance : priorise les familles critiques, valide planches, supervise pose & recette.

• R – Équipe terrain / prestataire : pose, preuves photo, remontées d’anomalies.

• C – Qualité/HSE : conformité réglementaire, documentation.

• I – DSI / Moyens généraux : informés pour intégrations (IoT, GTC).

12) Intégrations & extensions (optionnel)

• IoT : rattacher capteurs/mesures à la fiche Équipement (température, vibration, états).

• Plan interactif : afficher/cliquer l’équipement sur le plan du Lieu.

• Inventaire initial : import lot (CSV) ou mission d’inventaire par nos équipes.